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... der Mail-Server für sicheren Geschäftsdatenaustausch auf Basis von AS2                    

                                        per E-Mail-Gateway jetzt auch für klassische E-Mails !

 

 

 

 

 

Thomas Haarmeyer
Geschäftsführer ediware GmbH

Herzlich Willkommen auf unseren Seiten für sicheren Geschäftsdatenaustausch,
 
eigentlich weiß jeder, dass die klassische E-Mail ein unsicherer Übertragungsweg ist.
 
Jedermann oder auch jede Maschine kann unbegrenzt Nachrichten an Ihr E-Mail-Postfach schicken, die beim Abruf Ihres Postfachs mehr oder weniger gut geprüft direkt in Ihre IT-Systeme gelangen, wo sie mit erheblichem manuellen Aufwand gesichtet und verarbeitet werden müssen.
 
Selbst durch Virenscanner und Spam-Filter in Quarantäne gestellte E-Mails müssen Sie grundsätzlich auf "false-positiv"-eingestufte Nachrichten, also "falschen Alarm" prüfen und obwohl eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Ihre Daten zuverlässig vor Datendiebstahl und Manipulationen schützt, wird aufgrund der umständlichen Abstimmung immer noch meistens darauf verzichtet.
 
Durch die zukünftig stark zunehmende Bedeutung per E-Mail übertragener elektronischer Rechnungen, die ohne Rückmeldung durch Ihren Provider sogar offiziell als zugestellt gelten, und unter Ausnutzung einer der fast täglich neu entdeckten Sicherheitslücken, können Angreifer Zugriff auf Ihre gesamten, über Ihren Mailserver übertragenen Geschäftsdaten erhalten. Entweder im Klartext lesbar oder dank elektronischer Daten besonders leicht maschinell auszuwerten und zu manipulieren.
 
Diese E-Mail-Nutzung hat sich seit der ersten Definition des Übertragungsprotokolls SMTP nicht grundlegend geändert, daher nennen wir Sie "E-Mail 1973". Betreten Sie mit uns die nächste Stufe "E-Mail 4.0" und minimierenn Sie die Gefahren und den manuellen Aufwand Ihrer E-Mail-Kommunikation - einfach und preiswert mit ddimail !

 

 

 

 


 

ddimail BASICS

...automatisiert Ihren E-Mail-Eingang, interaktiv verifiziert und risikominimiert

Die BASICS-Lizenz von ddimail ist eine einfache Software zur lokalen Installation ("on-premise") unter Windows (10, 11, Server) für den sicheren und automatisierbaren Empfang von E-Mails, ideal für E-Rechnungen, aber auch für PDF-Belege sowie für vertrauliche oder persönliche Dokumente aller Art.

ddimail automatisiert die Arbeitsschritte vom E-Mail-Empfang bis zur Weiterverarbeitung durch nachfolgende Softwaresysteme.

 

 

 

 

 

die E-Rechnung
kommt !

                   erfahren Sie in unserer

Checkliste zum Einstieg in den ab 01.01.02025 verpflichtenden Empfang elektronischer Rechnungen

      was Sie jetzt tun und bedenken müssen ...und wie ddimail Sie dabei unterstützt

 

 

 

 

E-Mail-Organisation und -Empfang


 

 

 

E-Mail-Eingang

 

 

 

ddimail BASICS ist speziell für den Empfang von E-Mails optimiert, das E-Mail-Gateway ruft Ihr E-Mail-Konto per IMAP-Zugriff in Echtzeit ab.

 

typischer E-Mail-Empfang

Sie rufen Ihre E-Mails direkt von Ihrem Arbeitsplatzrechner ab, die Sicherheitsprüfung erfolgt durch Ihre Endpoint-Security-Software.

          

sicherer und automatisierter E-Mail-Empfang mit ddimail

Das auf einem separaten Computer oder Server installierte ddimail ruft Ihre E-Mails in Echtzeit ab, prüft und entschärft sie und stellt sie als "normale" E-Mail den Anwendern im lokalen Netzwerk oder die Inhalte, z.B. E-Rechnungen, den nachfolgenden Softwaresystemen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

...bündeln Sie Ihre sicherheitsrelevante Geschäftskorrespondenz über ein separates E-Mail-Postfach, z.B. dokumente@meineFirma.de und nutzen Sie dafür die speziellen Sicherheitsfunktionen von ddimail.

Auch wenn Sie ab dem 01.01.2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet sind, können Sie von Ihren Kreditoren die Zustellung an diese E-Mail-Adresse verlangen. Andernfalls gilt die E-Rechnung mit dem Empfang auf Ihrem E-Mail-Server als zugestellt - mit allen rechtlichen Konsequenzen - und nach 4 Wochen finden Sie sie evtl. nicht mal mehr im Spam-Ordner wieder...

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E-Mail-Automatik-Funktionen
     

 

 

 

automatisierte Absenderverifikation

 

 

 

ddimail verifiziert jeden E-Mail-Absender einmalig durch Rücksendung einer E-Mail mit der Aufforderung zur manuellen Bestätigung der Echtheit des Absenders.

Dieser 100%ige Spam-Filter erfüllt die Anforderung an die Übertragung elektronischer Rechnungen gem. §14 UStG zur Gewährleistung der "Korrektheit des Absenders".

 

...oder wollen Sie, dass E-Mails von jedem beliebigen Versender direkt in Ihre sensiblen IT-Systeme in Ihrem lokalen Netzwerk gelangen, z.B. von anonymen Rechnungsstellern, automatischen E-Mail-Sende-Robotern (sog. Bot-Netzen) oder von Hackern, die mittels sog. "social-engineering" gezielt Ihr Unternehmen angreifen ?

Falls ja, und Sie alleine auf Ihre E-Mail-Security vertrauen, sehen Sie sich doch einmal die "False-negatives"-Rate des von Ihnen verwendeten Produktes im virus-bulletin an !

Und mit immer raffinierteren sowie mit individuellen Angriffen auf Ihre IT-Systeme dürfte das Risiko weiter steigen...

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automatische Verschlüsselung

 

Alle wünschen sie sich, aber kaum einer nutzt sie, da sie im praktischen Einsatz einfach zu umständlich ist: die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Mit ddimail geht das vollautomatisch !

ddimail sendet mit der Verifikationsanforderung jedem neuen E-Mail-Absender den eigenen PGP-Key mit. Dank dieser sog. signierten E-Mail kann die nächste Übertragung bereits verschlüsselt erfolgen. ddimail kann die Verschlüsselung optional anbieten oder auch obligatorisch einfordern.

Eine Verschlüsselung mittels "qualifizierter elektronischer Signatur" erfüllt die Anforderung an die Übertragung elektronischer Rechnungen gem. §14 UStG bzgl. der Gewährleistung der "Unversehrtheit des Inhalts".

 

Mit ddimail gibt es keine Ausreden mehr, E-Mails nicht zu verschlüsseln.

...oder wollen Sie, dass die vertraulichen Geschäftsdaten sowie persönliche Daten gem. DSGVO von Ihnen und auch von Ihren Kommunikationspartnern auf den Mailservern weiltweit im Klartext lesbar vorliegen und gestohlen oder manipuliert werden können ?

Die vielen "erfolgreich" manipulierten Bankverbindungen in PDF-Dokumenten sind durch den konsequenten Verzicht auf verschlüsselte Übertragungen überhaupt erst möglich geworden. Und falls doch jemand skeptisch ist wegen dem neuen Konto auf den Bahamas ergänzen die Hacker einfach den freundlichen Hinweis "Achtung, bitte geänderte Bankverbindung beachten!".

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automatische Empfangsbestätigung per "MDN"

Wenn eine eingehende Nachricht erfolgreich verifiziert werden konnte, sendet ddimail eine Empfangsbestätigung, die sog. "message disposition notification (MDN)" per E-Mail an den Absender zurück.

Im EDI-Bereich ist der Nachweis der korrekten Zustellung vergleichbar eines Einschreibens mit Rückschein seit jeher elementarer Bestandteil des geschäftlichen Datenaustauschs. Mit ddimail wird diese Funktionalität jetzt auch für E-Mails einfach nutzbar.

 
...fordern Sie von Ihren Geschäftspartnern die verbindliche Bestätigung des Empfangs Ihrer E-Mail ein, anstatt auf die erfolgreiche Zustellung zu hoffen und vergeblich auf bspw. die Bezahlung Ihrer Rechnung zu warten - und bieten Sie diese Funktion selber auch an - mit ddimail vollautomatisiert.

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E-Mail-Sicherheit & Handhabung
     

 

"Secure E-Mail-Architecture (SEA)"

Die "Secure E-Mail-Architecture (SEA)" von ddimail bietet zusätzliche, über klassische E-Mail-Security-Suites hinausgehende Sicherheitsfunktionen, wie die Auslagerung von Dateianhängen, die Entschärfung von ggf. enthaltenen Makros, Angaben zur angegebenen und echten Absenderadresse und -IP, die Umleitung von Links mit Angabe zum hinterlegten Link-Ziel u.v.m.

Sie können Ihre Mitarbeiter durch Schulungen sensibilisieren, gefährliche E-Mail-Inhalte zu erkennen, mit ddimail empfangene E-Mails enthalten Hinweise auf potentielle Risiken - für jedermann im Klartext lesbar !

 
..oder können Sie an jedem Dateityp und jedem Button mit "verstecktem" Link erkennen, ob Sie Ihr Unternehmensnetzwerk mit einem Klick in den Besitz eines anderen übergeben ?

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E-Mails wie gewohnt mit Ihrem E-Mail-Client öffnen und bearbeiten

 


Der "ddi-eMail-Client" ist die Benutzeroberfläche zur Darstellung eingegengener Nachrichten. Über eine Liste können die Nachrichten ausgewählt und die Inhalte angezeigt werden. Da die Daten im EML-Format abgelegt werden, können Sie per Doppelklick mit Ihrem hinterlegten E-Mail-Client geöffnet und in Ihrem E-Mail-System wie gewohnt einsortiert und gespeichert werden.

Installieren Sie ddimail auf einem für alle Mitarbeiter zugänglichen Computer bzw. Server in Ihrem Unternehmensnetzwerk. ddimail stellt die zentral heruntergeladenen E-Mails allen Anwendern zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Für die Sortierung eingehender E-Mails und Zuordnung zu speziellen Empfängern sowie für eine Prozessautomatisierung durch absenderspezifische und regelbasierte Aktionen, wie individuell konfigurierbare Antwort-E-Mails, Weiterleitungen an andere Empfänger sowie an nachfolgende Softwareanwendungen (DMS, EDI, ERP, OCR, u.s.w.) stehen Ihnen die ddimail-CLIENT-SERVER-Lizenzen zur Verfügung.

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E-Rechnungseingang per E-Mail
     

 

E-Rechnungen

Anzeige & Ablage

 

Mit ddimail können E-Rechnungen (XRechnungen oder der elektronische Teil von ZUGFeRD im XML-Format) als PDF-Datei angezeigt und gespeichert werden, dies erfüllt die Anforderung gem. §14 UStG bzgl. der "Lesbarkeit der Rechnung".

Außerdem werden die XML-Daten in einem frei definierbaren Verzeichnis zur weiteren Verarbeitung durch Folgesysteme abgelegt.

Die Einführung der E-Rechnung bringt aber auch neue Gefahren mit sich: Ab 2025 ist bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD der elektronische Teil der steuerlich relevante. Hacker müssten nur die XML-Datei manipulieren, in der Hoffnung, dass nur die PDF-Datei geprüft wird.

 

Sehen Sie E-Rechnungen nicht nur als eine von den Behörden aufgezwungene Nötigung an, sondern als Einstieg in die Digitalisierung unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse. Von Rechnungen über Bestellungen bis hin zu allen gängigen Nachrichtenarten sowie Dokumenten aller Art.

Die EU definiert das Datenformat "EN 16931" - ddimail bietet den passenden Übertragungsweg !

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Einführungspreis* 14,90 € mtl. / inkl. X-Rechnungs-Updates 19,90 € mtl.

zzgl. ges. MwSt. / *zahlbar jährlich, Folgerechnungen zum dann jeweils gültigen Preis

Zusätzliche Sicherheit bieten Ihnen die ddimal-CLIENT-SERVER-Lizenzen !

Die Auslagerung auf einen externen Server und die Verwendung einer AS2-Strecke für den exklusiven Dateneingang in Ihr Unternehmensnetzwerk ermöglichen eine Prozessautomatisierung bis hin zur "Dunkelverarbeitung" per E-Mail eingehender Nachrichten und Daten.

 

 

 

 

 

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